22. November 2022
Ab 2025: Die E-Rechnung wird Pflicht
Im August 2023 kündigte die Bundesregierung eine bedeutende Veränderung im Bereich des Rechnungswesens an: Die E-Rechnung wird zur Pflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2026, werden sie darüber hinaus verpflichtet sein, ihre eigenen Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form zu erstellen und zu versenden.
Diese Neuerung wird die Art und Weise, wie Unternehmen in Deutschland miteinander abrechnen, drastisch verändern. Schlussendlich wird die Vorsteuer nur noch aus elektronischen Rechnungen bezogen, wodurch Papierrechnungen nicht mehr berücksichtigt werden.
Der Schritt zur E-Rechnung hat bereits in verschiedenen Branchen Anklang gefunden, insbesondere bei Handwerksbetrieben, die bereits Erfahrungen mit diesem digitalen Format gesammelt haben. Carsten Rothbart, Abteilungsleiter für Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), berichtet von positiven Erfahrungen, die insbesondere für Betriebe relevant sind, die mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten (B2G), wo die Verwendung von E-Rechnungen bereits seit einiger Zeit vorgeschrieben ist.
Rothbart betont, dass die E-Rechnung erhebliche Vorteile sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Empfänger bietet. Dank geeigneter Software können viele zeitaufwändige manuelle Aufgaben in der Rechnungsverarbeitung automatisiert werden. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und reduziert die Fehleranfälligkeit, was wiederum Zeit und Ressourcen spart.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist somit nicht nur eine regulatorische Maßnahme, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Betriebe sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen und Möglichkeiten vertraut machen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Mit der richtigen Herangehensweise können sie von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die die E-Rechnung mit sich bringt.
Pflicht zur elektronischen Betriebsprüfung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist seit 2014 bekannt und wurde bisher freiwillig durchgeführt. Seit dem 1. Januar 2023 besteht jedoch aufgrund des „Siebten Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ (7. SGB IV-ÄndG) eine generelle Verpflichtung zur Bereitstellung prüfun gsrelevanter Daten in elektronisch auswertbarer Form. Dies gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Der Umfang der zu prüfenden Daten bleibt unverändert, nur die Form der Unterlagen ändert sich.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bietet sowohl für die Rentenversicherungsträger als auch für Arbeitgeber Vorteile. Die Daten können automatisiert und schneller geprüft werden, was zu einem effizienteren Prüfungsablauf führt. Arbeitgeber müssen keine Papierunterlagen mehr vorbereiten, da die Unterlagen elektronisch übermittelt werden. Nach Abschluss der Prüfung werden die Ergebnisse elektronisch zugestellt, was auch die Verarbeitung erleichtert. Mögliche Korrekturen können ebenfalls elektronisch übermittelt werden, was manuelle Eingriffe reduziert.
Ob eine Prüfung vor Ort entfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie Rückfragen seitens des Prüfers oder unplausible Feststellungen. Die geforderten Unterlagen müssen im spezifischen Dateiformat mithilfe des „euBP“-Moduls über das Online-Verfahren an den Kommunikationsserver der Rentenversicherung weitergeleitet werden. Die Datenbereitstellung auf physischen Medien wie DVDs, CDs oder USB-Sticks ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
Die Dokumente müssen in bestimmten Formaten übermittelt werden, darunter PDF, PNG, TIFF, JPEG und BMP. Ergänzende Unterlagen wie Geburtsnachweise sollten ebenfalls in separaten Dateien bereitgestellt werden. Dokumente, die eine Arbeitnehmerunterschrift erfordern, müssen eine qualifizierte elektronische Signatur tragen.
Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form müssen beachtet werden. Arbeitgeber können eine Befreiung von der elektronischen Vorlage beantragen, solange sie die Daten noch in Papierform einreichen möchten. Dies erfordert einen formlosen Antrag bei der Prüfungsstelle der Rentenversicherung und ist bis maximal zum 31. Dezember 2026 möglich. Danach wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung verpflichtend.
